На основу члана 22. став 1. Закона о јавним набавкама („Службени гласник РС”, бр. 124/12, 14/15 и 68/15), и и члана 18 Одлуке о Општинској управи општине Александровац “Сл.листо пштинеАлександровац“број: 7/2008, 1/2011, 13/2012 и 7/2013),
Начелник општинске управе доноси:
ПРАВИЛНИК
о ближем уређивању поступка јавне набавке
- ОПШТЕ ОДРЕДБЕ
Предмет уређивања
Члан 1.
Овим правилником (у даљем тексту: Правилник) ближе се уређује поступак планирања ,спровођење и контроле поступка јавних набавки код наручиоца Општинске управе општине Александровац а нарочито се уређује :
– начин планирања набавки (критеријуми, правила и начин одређивања предмета јавне набавке и процењене вредности,начин испитивања и истраживања тржишта),
– одговорност за планирање,
– циљеви поступка јавне набавке,
– начин извршавања обавеза из поступка,
– начин обезбеђивања конкуренције,
– спровођење и контрола јавних набавки,
– начин праћења извршења уговора о јавној набавци.
Стручне ,административно – техничке послове на пословима планирања и спровођења поступка јавних набавки, контроли и извештавању обавља Службеник за јавне набавке и Одељење за буџет и финансије Општинске управе општине Александровац.
Циљеви поступка јавне набавке
Члан 2.
У поступку јавне набавке морају бити остварени циљеви поступка јавне набавке, који се односе на:
1) целисходност и оправданост јавне набавке – прибављање добара, услуга или радова одговарајућег квалитета и потребних количина, за задовољавање стварних потреба наручиоца на ефикасан, економичан и ефективан начин;
2) економично и ефикасно трошење јавних средстава, односно прибављање добара, услуга или радова одговарајућег квалитета по најповољнијој цени;
3) ефективност (успешност) – степен до кога су постигнути постављени циљеви, као и однос између планираних и остварених ефеката одређене набавке;
4) транспарентно трошење јавних средстава;
5) обезбеђивање конкуренције и једнак положај свих понуђача у поступку јавне набавке;
6) заштита животне средине и обезбеђивање енергетске ефикасности;
7) благовремено и ефикасно спровођење поступка јавне набавке за потребе несметаног одвијања делатности Уставног суда и благовременог задовољавања потреба осталих корисника.
Наручилац је дужан да се придржава циљева из става 1 овог члана и код набавки на које се закон о јавним набавкама не односи.
- ПЛАНИРАЊЕ НАБАВКИ
Начин планирања набавки
Члан 3.
План јавних набавки садржи обавезне елементе одређене Законом и подзаконским актом и мора бити усаглашен са буџетом општине Александровац и финансијским планом органа /Општинске управе општине Александровац.
Критеријуми за планирање набавки
Члан 4.
Критеријуми који се примењују за планирање сваке јавне набавке су:
1) да ли је предмет јавне набавке у функцији обављања делатности и у складу са планираним циљевима који су дефинисани прописима, планом и програмом међународне сарадње и другим релевантним документима;
2) да ли техничке спецификације и количине одређеног предмета јавне набавке одговарају стварним потребама Општинске управе ;
3) да ли је процењена вредност јавне набавке одговарајућа с обзиром на циљеве набавке, а имајући у виду техничке спецификације, неопходне количине и стање на тржишту (цена и остали услови јавне набавке);
4) да ли јавна набавка има за последицу стварање додатних трошкова, колика је висина и каква је природа тих трошкова и да ли је као таква исплатива;
5) да ли постоје друга могућа решења за задовољавање исте потребе и које су предности и недостаци тих решења у односу на постојеће;
6) стање на залихама, односно праћење и анализа показатеља у вези са потрошњом добара (дневно, месечно, квартално, годишње и сл);
7) прикупљање и анализа постојећих информација и база података о добављачима и закљученим уговорима;
8) праћење и поређење трошкова одржавања и коришћења постојеће опреме у односу на трошкове нове опреме, исплативост инвестиције, исплативост ремонта постојеће опреме и сл;
9) трошкови животног циклуса предмета јавне набавке (трошак јавне набавке, трошкови употребе и одржавања, као и трошкови одлагања након употребе);
10) ризици и трошкови у случају неспровођења поступка јавне набавке, као и трошкови алтернативних решења.
Начин исказивања потреба, провера исказаних потреба и
утврђивање стварних потреба за сваку појединачну јавну набавку
Члан 5.
Одељење за буџет и финансије , је преко службеника за јавне набавке (у даљем тексту: Носилац планирања),задужено за координацију поступка планирања и пријављивања потреба за предметима јавних набавки
Одређивање предмета јавне набавке
Члан 6.
Предмет јавне набавке су добра, услуге или радови који су одређени у складу са Законом и Општим речником набавки.
Полазни елементи за планирање потреба за предметима јавне набавке се базирају на:
- подацима о извршеним јавним набавкама у години која претходи години за коју се набавке планирају,
- стању залиха и
- очекиваним променама у вршењу појединих активности у буџетској години.
Техничким спецификацијама се предмет јавне набавке одређује тако да се предмет јавне набавке опише на једноставан, јасан, објективан, разумљив и логично структуиран начин водећи при том рачуна о економској класификацији којој предмет јавне набавке припада .
Одређивање процењене вредности јавне набавке
Члан 7
Процењена вредност набавке одређује се у складу са техничким спецификацијама утврђеног предмета јавне набавке и утврђеним количинама, а као резултат претходног искуства у набавци конкретног предмета јавне набавке и спроведеног истраживања тржишта.
Испитивање и истраживање тржишта предмета јавне набавке
Члан 8.
Организационе јединице испитују и истражују тржиште сваког појединачног предмета јавне набавке и то тако што: испитују степен развијености тржишта, упоређују цене више потенцијалних понуђача, прате квалитет, период гаранције, начин и трошкове одржавања, рокове испоруке, постојеће прописе и стандарде, могућности на тржишту за задовољавање потреба Уставног суда на другачији начин и слично.
Организационе јединице испитују и истражују тржиште на неки од следећих начина:
– испитивањем претходних искустава у набавци овог предмета јавне набавке (постојеће информације и базе података о добављачима и уговорима);
– истраживањем путем интернета (упоређивање цена више потенцијалних понуђача,рокова испоруке периода гаранције , услова одржавања и др. праћења Портал јавних набавки, сајтови других наручилаца, сајтови надлежних институција за објаву релевантних информација о тржишним кретањимаи др );
– испитивање искустава других наручилаца;
– примарно сакупљање података (анкете, упитници и др.)
– на други погодан начин, имајући у виду сваки предмет набавке појединачно.
Одређивање врсте поступка и и утврђивање истоврсности поступка јавне набавке
Члан 9
Носилац планирања, након утврђивања списка свих предмета јавних набавки, одређује укупну процењену вредност истоврсних предмета јавне набавке на нивоу органа општине /општинске управе.
Носилац планирања одређује врсту поступка за сваки предмет јавне набавке, у складу са укупном процењеном вредношћу истоврсног предмета јавне набавке и одговарајућим одредбама Закона.
У складу са претходно дефинисаном врстом поступка, Носилац планирања обједињује сва истоврсна добра, услуге и радове у јединствени поступак, где год је то могуће, имајући у виду динамику потреба и плаћања
.
Одређивања периода на који се уговор о јавној набавци закључује
Члан 10.
Организационе јединице опредељују период на који се уговор о јавној набавци закључује, у складу са важећим прописима и реалним потребама, начелом економичности и ефикасности, а као резултат истраживања тржишта сваког предмета јавне набавке.
Одређивање динамике покретања поступка јавне набавке
Члан 11.
Динамику покретања поступака јавних набавки опредељује Носилац планирања, у складу са претходно дефинисаним оквирним датумима закључења и извршења уговора, а имајући у виду врсту поступка јавне набавке који се спроводи за сваки предмет јавне набавке, објективне рокове за припрему и достављање понуда, као и прописане рокове за захтев за заштиту права.
Опредељивање и одређивање оправданости резервисане јавне набавке и
заједничког спровођења јавне набавке
Члан 12.
Наручилац као резултат истраживања тржишта сваког предмета јавне набавке, опредељују да ли је оправдано спровести резервисану јавну набавку.
Обавезе и овлашћења учесника у планирању
Члан 13.
Обавезе и овлашћења (одговорности) учесника у планирању су опредељени тако што, пре доношења годишњег Плана јавних набавки:
– Носилац планирања израђује и доставља Инструкцију руководиоцима свих организационих јединица са табелама за пријављивање потреба и обавештава их о року за пријављивање потреба;
– руководиоци организационих јединица утврђују и исказују потребе за предметима јавних набавки уз прецизно навођење свих података о предмету набавке и достављају Носиоцу планирања документ о исказаним потребама;
– Носилац планирања проверава исказане потребе тако што врши формалну, рачунску и логичку контролу предложених предмета, количина, процењене вредности, приоритета јавних набавки као и осталих података, и предлаже њихове исправке) и о томе обавештава руководиоце организационих јединица;
– руководиоци организационих јединица врше неопходне исправке и утврђују стварне потребе за предметима јавних набавки, те достављају документ о исказаним потребама носиоцу планирања;
– Носилац планирања доставља прикупљене податке службенику у чијем су делокругу послови рачуноводства и финансија ради обједињавања истих на нивоу управе /органа општине, на бази исказаних потреба, а у складу са Инструкцијама за израду буџета. Обједињене податке службеник доставља руководиоцу органа који припрема предлог финансијског плана за наредну годину
– коначан предлог финансијског плана доноси начелник општинске управе /руководилац органа, и доставља га организационој јединици надлежној за припрему нацрта одлуке о буџету општине Александровац.
Израда предлога плана јавних набавки
Члан 14.
Финансијски план наручиоца доноси се након доношења Одлуке о буџету општине Александровац и у складу са њим, а представља основ за израду Плана јавних набавки наручиоца.
Носилац планирања сачињава обавештење о потреби усаглашавања и корекцији документа о исказаним потребама са средствима опредељеним наручиоцуОдлуком о буџету општине Александровац.
Обавештење са јасним инструкцијама о реду приоритета јавних набавки, критеријумима и мерилима, носилац планирања доставља , руководиоцима унутрашњих организационих јединица ради израде корекције документа о исказаним потребама, који је основ за израду Предлога плана јавних набавки;
Руководиоци организационих јединица достављају корекције исказаних потреба набавки добара и услуга Носиоцу планирања;
Носилац планирања уноси корекције исказаних потреба за јавним набавкама, које су усклађене са Одлуком о буџету општине и финансијским планом наручиоца и припрема Предлог плана јавних набавки који доставља руководиоцу органа .
- ДОНОШЕЊЕ ГОДИШЊЕГ ПЛАНА ЈАВНИХ НАБАВКИ
Доношење Плана јавних набавки
Члан 15.
Годишњи план јавних набавки доноси Начелник општинске управе на предлог Службеника за јавне набавке.
План јавних набавки, доставља се руководиоцу организационе јединице надлежне за послове буџета и финансија и у року од десет дана од дана доношења,и објављује се на Порталу јавних набавки.
Носилац планирања ,План јавних набавки у изворном облику доставља Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији.
Члан 16
План јавних набавки се може изменити у току године када за то постоје оправдани разлози ;повећање процењене вредности јавне набавке, промена предмета јавне набавке или планирање нове јавне набавку
Измене и допуне Плана јавних набавки врше се у току године у складу са изменом и допуном финансијског плана наручиоца, на начин и по поступку прописаном за његово доношење.
- ИЗВРШЕЊЕ ПЛАНА ЈАВНИХ НАБАВКИ
Праћење извршења Плана јавних набавки
Члан 17.
Носилац планирања и учесници у планирању у делу који су планирали дужни су да прате извршење Плана јавних набавки по различитим критеријумима (позицији плана, предмету набавке, врсти поступка, броју закључених уговора, добављачима, реализацији и важењу појединачних уговора и сл).
Сачињавање и достављање извештаја о извршењу Плана јавних набавки
Члан 18.
Носилац планирања доставља Управи за јавне набавке тромесечни извештај о спроведеним поступцима и закљученим уговорима о јавној набавци, о обустављеним и поништеним поступцима јавне набавке, као и извештај о извршењу уговора о јавној набавци, у складу са Законом.
Достављање, пријем писмена и комуникација у пословима јавних набавки
Члан 19
Достављање, пријем, кретање и евидентирање понуда, пријава и других писмена у вези са поступком јавне набавке и обављањем послова јавних набавки обавља се преко писарнице Општинске управе .
Примљене понуде у поступку јавне набавке, измене и допуне понуде, заводе се у тренутку пријема и на свакој понуди, односно измени или допуни понуде, запослени у одсеку писарнице обавезно мора назначити датум и тачно време пријема.
Уколико лице из става 1. овог члана утврди неправилности приликом пријема понуде, дужан је да о томе сачини белешку и достави је руководиоцу Одељења за буџет и финансије и Службенику за јавне набавке.
Примљене понуде у затвореним ковертама до отварања понуда ,чува Службеник за јавне набавке са службеном белешком писарнице ,када их предаје Комисији за јавну набавку
Запослени у писарници и,службеник за јавне набавке , као и сви запослени који су имали увид у податке о достављеним понудама, дужни су да чувају као пословну тајну имена заинтересованих лица, понуђача, подносилаца пријава, као и податке о поднетим понудама, односно пријавама, до отварања понуда, односно пријава.
Члан 20
Електронску пошту заинтересована лица достављају на имејл адресе које су одређене за пријем поште у електронском облику, у складу са законом или посебним прописом.
Ако се при пријему, прегледу или отварању електронске поште утврде неправилности или други разлози који онемогућавају поступање по овој пошти, та пошта се преко имејл налога враћа пошиљаоцу, уз навођење разлога враћања.
Потврда о пријему електронске поште издаје се коришћењем имејл налога (корисничке адресе) или штампањем и-маил поруке .
Лице овлашћено за потписивање аката у поступку јавне набавке
Члан 21.
Сва акта у поступку јавне набавке потписује руководилац органа , односно лице које он овласти, сем аката које у складу са одредбама Закона потписује Комисија за јавну набавку односно Службеник за јавне набавке.
- СПРОВОЂЕЊЕ ПОСТУПКА ЈАВНЕ НАБАВКЕ
Захтев за покретање поступка јавне набавке
Члан 22.
Захтев за покретање поступка јавне набавке подноси корисник набавке (у даљем тексту: Подносилац захтева).
Захтев из става 1. овог члана подноси се уколико је јавна набавка предвиђена годишњим Планом јавних набавки органа.
Захтев из става 1. овог члана подноси се Службенику за јавне набавке у року за покретање поступка који је одређен Планом јавних набавки.
Захтев за покретање поступка јавне набавке садржи податке о :
– предмету јавне набавке,
– процењену вредност и техничке спецификацијепредмета набавке,
– квалитет, количину и опис добара, радова или услуга,
– начин спровођења контроле и обезбеђивања гаранције квалитета,
– техничке прописе и стандарде који се примењују,
– рок извршења, место извршења или испоруке добара, одржавање, гарантни рок, и слично
Поступање по захтеву за покретање поступка јавне набавке
Члан 23.
По пријему захтева за покретање поступка јавне набавке, Службеник за јавне набавке проверава да ли исти садржи све утврђене елементе, а нарочито да ли је јавна набавка предвиђена Планом јавних набавки органа за текућу годину.
Уколико поднети захтев садржи недостатке, односно не садржи све потребне елементе, исти се без одлагања враћа Подносиоцу захтева на исправку и допуну, која мора бити учињена у најкраћем могућем року.
Уколико поднети захтев садржи све неопходне елементе, Службеник за јавне набавке сачињава предлог одлуке о покретању поступка јавне набавке и предлог решења о именовању Комисије за јавну набавку, које, заједно са захтевом за покретање поступка јавне набавке и осталом пратећом документацијом, упућује руководиоцу органа ради доношења аката.
Одлуку о покретању поступка јавне набавке и решење о именовању комисије за јавну набавку доноси руководилац органа
.
Начин именовања чланова комисије за јавну набавку, односно лица која спроводе поступак јавне набавке
Члан 24.
Комисија за јавну набавку (у даљем тексту: Комисија) има три члана од којих је један лице са стеченим образовањем на правном факултету, на студијама другог степена (дипломске академске студије – мастер, специјалистичке академске студије, специјалистичке струковне студије), односно на основним студијама у трајању од најмање четири године, а један који има одговарајуће стручно образовање из области из које је предмет јавне набавке.
Решењем се именују и заменици чланова Комисије.
Чланови Комисије именују се из реда запослених код корисника набавке, а могу бити именовани и чланови из других унутрашњих организационих јединица уколико за то постоји објективна потреба.
У Комисију се не могу именовати лица која могу бити у сукобу интереса за предмет јавне набавке. Након доношења решења, чланови Комисије потписују изјаву којом потврђују да у предметној јавној набавци нису у сукобу интереса.
Уколико сматрају да могу бити у сукобу интереса или уколико у току поступка јавне набавке сазнају да могу доћи у сукоб интереса, чланови комисије о томе без одлагања обавештавају руководиоца органа
Припремање конкурсне документације
Члан 25.
Комисија за јавну набавку припрема конкурсну документацију, у складу са Законом и подзаконским актима на предлог Службеника за јавне набавке.
Конкурсна документација мора да садржи елементе прописане подзаконским актом којим су уређени обавезни елементи конкурсне документације у поступцима јавних набавки.
Конкурсна документација мора бити потписана од стране Комисије најкасније до дана објављивања.
Додатне информације или појашњења и потребне измене и допуне конкурсне документације, сачињава Комисија.
Објављивање огласа о јавној набавци
Члан 26.
Објављивање огласа о јавној набавци, конкурсне документације и других аката у поступку јавне набавке врши Службеник за јавне набавке Одељења за буџет и финансије , за потребе Комисије за јавну набавку, у складу са Законом.
Отварање понуда
Члан 27.
Понуде у поступку јавних набавки отвара Комисија за јавне набавке.
Приликом отварања понуда Комисија сачињава записник, који садржи податке предвиђене Законом.
Записник о отварању понуда потписују чланови Комисије и представници понуђача, који преузимају примерак записника, а понуђачима који нису учествовали у поступку отварања понуда доставља се записник у року од три дана од дана отварања.
Стручна оцена и састављање извештаја о стручној оцени понуда
Члан 28.
Комисија је дужна да, након отварања понуда, приступи стручној оцени понуда у складу са Законом, и о прегледу и оцени понуда за јавну набавку сачини Извештај о стручној оцени понуда.
За оцену техничких спецификација и докумената нарочито је одговоран члан Комисије који поседује стручно знање о предмету набавке. За оцену понуде са финансијског аспекта нарочито је одговоран члан Комисије који поседује стручно знање из области финансија, а за сва остала питања нарочито је одговоран председник Комисије.
Извештај из става 1. овог члана мора да садржи све обавезне податке прописане Законом.
Предлози аката у поступку јавне набавке и њихово достављање
Члан 29.
У складу са Извештајем о стручној оцени понуда, Комисија припрема предлог одлуке о додели уговора, предлог одлуке о закључењу оквирног споразума, предлог одлуке о обустави поступка јавне набавке, односно предлог одлуке о признавању квалификације.
Предлог одлуке из става 1. овог члана доставља се на потпис руководиоцу органа.
Потписана одлука се доставља понуђачима путем поште препоручено са повратницом, у року од три дана од дана доношења.
Потписана одлука се објављује на интернет страници наручиоца.
Начин поступања у току закључивања уговора
Члан 30.
Са захтевима за заштиту права понуђача Службеник за јавне набавке поступа у складу са Законом.
По истеку рока за подношење захтева за заштиту права након доношења одлуке о додели уговора, или је захтев за заштиту права одбачен или одбијен, Службеник за јавне набавке сачињава предлог уговора, а исти мора одговарати моделу уговора из конкурсне документације.
Уговор потписује руководилац органа , односно лице које он овласти .
Након потписивања уговора, Службеник за јавне набавке Одељења за буџет и финсније , доставља примерке уговора на потписивање другој уговорној страни.
Потписани примерак уговора доставља се кориснику набавке.
Овлашћења и одговорности у поступку јавне набавке
Члан 31.
Одељење за буџет и финансије односно Службеник за јавне набавке пружа стручну помоћ Комисији у вези са спровођењем поступка и обавља стручне и административно техничке послове и активности у вези са спровођењем поступка јавне набавке.
За законитост спровођења поступка јавне набавке, сачињавање предлога аката и доношење одлука, решења и других аката у поступку јавне набавке одговорни су: Службеник за јавне набавке , Комисија и руководилац органа .
Члан 32.
Одељење за буџет и финнсије ,Службеник за јавне набавке , чланови Комисије, као и сви запослени који су имали увид у податке о понуђачима садржане у понуди које је као поверљиве, у складу са Законом, понуђач означио у понуди, дужни су да чувају као поверљиве и одбију давање информације која би значила повреду поверљивости података добијених у понуди.
Не сматрају се поверљивим докази о испуњености обавезних услова, цена и други подаци из понуде који су од значаја за примену елемената критеријума и рангирање понуде.
Свим лицима која учествују у спровођењу поступка јавне набавке, односно у припреми конкурсне документације за јавну набавку или појединих њених делова, забрањено је да трећим лицима саопштавају било које незваничне податке у вези са јавном набавком.
Члан 33.
Понуде и сва документација из поступка јавне набавке, чувају се у Одељење за буџет и финнсије до извршења уговора, након чега се доставља надлежној унутрашњој организационој јединици на архивирање.
Члан 34.
У конкурсној документацији може се захтевати заштита поверљивости података који се понуђачима стављају на располагање, укључујући и њихове подизвођаче.
Преузимање конкурсне документације може се условити потписивањем изјаве или споразума о чувању поверљивих података уколико ти подаци представљају пословну тајну у смислу закона којим се уређује заштита пословне тајне или представљају тајне податке у смислу закона којим се уређује тајност података.
- КОНТРОЛА ЈАВНИХ НАБАВКИ
Члан 35.
Контролу јавних набавки врши интерни ревизор односно посебна комисија коју оснива општинско веће ,
Контрола јавних набавки обухвата контролу мера, радњи и аката органа у поступку планирања, спровођења поступка и извршења уговора о јавној набавци, и то:
1) поступка планирања и целисходности планирања конкретне јавне набавке са становишта потреба и делатности Уставног суда;
2) критеријума за сачињавање техничке спецификације;
3) начина испитивања тржишта;
4) оправданости додатних услова за учешће у поступку јавне набавке и критеријума за доделу уговора;
5) начина и рокова плаћања, авансе, гаранције за дате авансе;
6) извршења уговора, а посебно квалитет испоручених добaра и пружених услуга, односно изведених радова;
7) стања залиха;
8) начина коришћења добара и услуга.
Члан 36.
Интерни ревизор односно комисија сачињава извештаја о спроведеној контроли који доставља субјекту контроле на изјашњење. На нацрт извештаја, субјекат контроле може дати писани приговор у року од осам дана од дана достављања нацрта. На основу приговора интерни ревизор може изменити налаз контроле уколико је приговор образложен и садржи доказе који потврђују наводе из приговора.
Члан 37.
Након усаглашавања нацрта извештаја ,извештај о спроведеној контроли се доставља руководиоцу органа – субјекту контроле.
Извештај о спроведеној контроли садржи:
1) циљ контроле,
2) предмет контроле,
3) време почетка и завршетка контроле,
4) име лица које је вршило контролу,
5) списак документације над којом је остварен увид током контроле,
6) налаз, закључак, препоруке и предлог мера,
7) потпис лица које је вршило контролу,
8) препоруке које се односе на:
(1) унапређење поступка јавних набавки код наручиоца;
(2) отклањање утврђених неправилности;
(3) спречавање ризика корупције у вези са поступком јавне набавке;
(4) предузимање мера на основу резултата спроведене контроле.
- НАЧИН ПРАЋЕЊА ИЗВРШЕЊА УГОВОРА О ЈАВНОЈ НАБАВЦИ
Члан 38.
Одељење за буџет и финнсије непосредно по закључењу уговора о јавној набавци, уговор доставља:
– организационој јединици у чијем су делокругу послови рачуноводства и финансија;
– другим организационим јединицама, ако су укључене у праћење извршења уговора као корисници испоручених добара, пружених услуга или изведених радова или на чије ће активности утицати извршење уговора.
Правила комуникација са другом уговорном страном
Члан 39.
Комуникација са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора о јавној набавци одвија се искључиво писаним путем, односно путем поште, електронске поште или факсом.
Комуникацију са другом уговорном страном у вези са извршењем уговора о јавној набавци врши руководилац Одељења за буџет и финнсије, односно Службеник за јавне набавке .
Правила о провери квантитета и квалитета предмета јавне набавке
Члан 40.
Руководилац Одељења за буџет и финансије писаним налогом одређује лице које ће вршити квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова, односно које ће вршити остале потребне радње у вези са праћењем извршења уговора о јавној набавци.
Члан 41.
Лице које је задужено да врши квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова, проверава:
– да ли количина испоручених добара, пружених услуга или изведених радова одговара уговореном;
– да ли врста и квалитет испоручених добара, пружених услуга или изведених радова одговарају уговореним, односно да ли су у свему у складу са захтеваним техничким спецификацијама и понудом.
Лице које је именовано да врши квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова, сачињава:
– записник о квантитативном пријему добара, услуга или радова, чиме се потврђује пријем одређене количине и тражене врсте добара, услуга или радова, као и пријем неопходне документације (уговор, отпремница, улазни рачун и сл.) и
– записник о квалитативном пријему добара, услуга или радова, чиме се потврђује да испоручена добра, услуге или радови у свему одговарају уговореним.
Записници се потписују од стране запосленог из става 1. овог члана и овлашћеног представника друге уговорне стране и сачињавају се у два истоветна примерка, од чега по један примерак задржава свака уговорна страна.
Правила у случају рекламације
Члан 42.
У случају када лице које је одређено да врши радње у вези са праћењем извршења уговора о јавним набавкама утврди да количина или квалитет испоруке не одговара уговореном, сачињава и потписује рекламациони записник, у коме наводи у чему испорука није у складу са уговореним.
Служба за опште и финансијске послове доставља другој уговорној страни рекламациони записник и даље поступа поводом рекламације у вези са извршењем уговора.
Поступање по рекламацији уређује се уговором о јавној набавци, законом којим се уређују облигациони односи и другим прописима који уређују ову област.
Правила пријема и обраде рачуна за плаћање
Члан 43.
Рачуни и друга документа за плаћање примају се у складу са општим актом којим се уређује канцеларисјко пословање и буџетско рачуноводство и истог дана се достављају организационој јединици у чијем су делокругу послови контроле и обраде рачуна. Организациона јединица врши контролу података који се односе на врсту, количину, квалитет и цене добара, услуга или радова. После контроле ових података, на рачуну се потписују запослени који је у складу са писаним налогом извршио квантитативни и квалитативни пријем добара, услуга или радова и руководилац организационе јединице у чијем је делокругу праћење извршења уговора о јавној набавци, чиме потврђују тачност тих података.
Након извршене контроле и комплетирања пратеће документaције за плаћање, рачун се обрађује и даје на плаћање.
Правила поступка реализације уговорених средстава обезбеђења
Члан 44.
У случају када утврди испуњеност услова за реализацију уговорених средстава финансијског обезбеђења, организациона јединица у чијем су делокругу послови рачуноводства и финансија врши реализацију уговорених средстава финансијског обезбеђења у складу са важећим прописима.
Организациона јединица из става 1. овог члана води евиденцију реализованих уговорених средстава финансијског обезбеђења.
Правила стављања добара на располагање крајњим корисницима
Члан 45.
Добра се крајњим корисницима стављају на располагање на основу документа – требовање, који организационој јединици у чијем је делокругу магацинско пословање достављају руководиоци организационих јединица односно потписивања излазних фактура за сваку УОЈ са потписом непосредног корисника.
Поступак у вези са изменом уговора
Члан 46.
У случају потребе за изменом уговора о јавној набавци, oрганизациона јединица у чијем је делокругу праћење извршења уговора о јавној набавци проверава да ли су испуњени законом прописани услови за измену уговора о јавној набавци.
Уколико су испуњени законом прописани услови за измену уговора о јавној набавци, Одељење за буџет и финнсије –Службеник за јавне набавке израђује предлог одлуке о измени уговора и предлог анекса уговора, које доставља на потпис руководиоцу органа.
Одељење за буџет и финнсије –Службеник за јавне набавке у року од три дана од дана доношења одлуке о измени уговора одлуку објављује на Порталу јавних набавки и доставља извештај Управи за јавне набавке.
Поступање у сачињавању извештаја о извршењу уговора
Члан 47.
Одељење за буџет и финансије, сачињава извештај о извршењу уговора, који нарочито садржи:
– опис тока извршења уговора;
– укупну реализовану вредност уговора;
– уочене проблеме током извршења уговора;
– евентуалне предлоге за побољшање.
Извештај о извршењу уговора о јавној набавци ,доставља се Службенику за јавне набавке ради придруживања списима предмета јавне набавке.Предмет јавне набавке се не може архивирати без итвештаја о извршењу уговора о јавној набавци.
Поступање у случају потребе за отклањањем грешака у гарантном року
Члан 48.
Одељење за буџет и финансије случају потребе за отклањањем грешака у гарантном року, о томе обавештава другу уговорну страну.
Уколико друга уговорна страна не отклони грешке у гарантном року у складу са уговором, организациона јединица у чијем је делокругу праћење извршења уговора о јавним набавкама проверава испуњеност услова за реализацију уговореног средства финансијског обезбеђења за отклањање грешака у гарантном року и, уколико су за то испуњени услови, обавештава запосленог за материјално-финансијске послове, која реализује средство обезбеђења за отклањање грешака у гарантном року.
Одељење за буџет и финнсије одмах и без одлагања доставља Управи за јавне набавке исправу о реализованом средству обезбеђења.
7.Завршна одредба
Члан 49.
Ступањем на снагу овог Правилника престаје да важи Правилник о ближем уређењу поступка јавне набавке број 110-2/2014-01 од 12.марта 2014 године.
Члан 50
Овај правилник ступа на снагуосмог дана од дана објављивања у Службеном листу општине Александровац.
Правилник објавити на порталu www.aleksandrovac.rs.
ОПШТИНА АЛЕКСАНДРОВАЦ
ОПШТИНСКА УПРАВА
Број 110 -3/2015 од 25 децембар 2015 године
НАЧЕЛНИК
Добрила Вукојевић
